Trap No. 1

这是最致命的一步。很多老板一上来就问：“市面上哪个OA最好？”这就好比问“世界上最好的车是哪款？”——答案完全取决于你想干什么。

① 错把“想要”当“需要”：销售给你演示酷炫的AI功能、大数据看板，你心动了。但你的核心需求可能只是让员工报销能快一点。

② 忘了“谁”是使用者：系统是给全员用的，但选型时只有IT和老板在场。财务觉得好用的流程，业务部门可能觉得是枷锁。

怎么办？

开会。把各个部门的头儿叫到一起，就问几个最简单的问题：

① “你每天花时间最多的重复性工作是什么？”（找审批、填表格、要签字）

② “部门之间扯皮最多的事是什么？”（责任不清、信息不通）

③ “你最希望新系统帮你解决哪个问题？”

把答案记下来，这就是你的核心需求清单。带着这份清单去看产品，销售再吹得天花乱坠，你只需问一句：“这个功能，怎么解决我清单上的第X个问题？”

Trap No. 2

你给公司买了个OA，刚好满足现在100人的规模。结果一年后公司发展到300人，系统卡死、崩溃了。怎么办？推倒重来？

系统必须要有“成长性”。你需要考虑：

① 人员规模：支持多少人同时在线？从100人到1000人，系统会不会趴窝？

② 业务变化：明年要开新业务线，流程能不能快速调整？还是需要找原厂花大价钱二次开发？

③ 数据积累：三年后，系统里存了几十万份文件、流程记录，检索速度会不会慢成蜗牛？

选型时，多问一句：“如果我们规模翻倍，业务更复杂，这个系统能轻松应对吗？” 看厂商如何回答，这能帮你筛掉那些“小作坊”产品。

Trap No. 3

报价10多万的系统，最后可能花了60万。多出来的钱在哪？

① 二次开发费：“这个功能我们标准版没有，但可以做，加10万。”

② 集成费用：“要跟你们的财务软件打通？这是定制服务，另算。”

③每年维护费：通常占软件款的15%-20%，年年要交。

④ 培训费：只培训管理员和全员培训，价格天差地别。

避坑秘诀：让厂商提供一份包含所有可能费用的明细报价单，白纸黑字写进合同。 并且，优先考虑那种“配置化”程度高的产品，大部分需求通过后台设置就能完成，而不是动不动就要写代码开发。

Trap No. 4

你给公司买了个OA，功能强大，但操作复杂，界面难看。结果就是：员工阳奉阴违，线下流程照旧，系统形同虚设。系统的“易用性”比“功能性”更重要。 再强大的功能，如果没人用，就等于零。

怎么判断好不好用？

① 一定要亲自试用！ 别光看演示。申请一个测试账号，让几个核心员工真实地用上几天。

② 重点看手机端。 现在谁还天天坐电脑前？报销、审批、查资料，主要都在手机上完成。手机APP卡不卡？流程顺不顺？

③ 听听“90后”、“00后”员工的意见。 他们是互联网原住民，对软件体验最敏感。如果他们都说难用，这系统大概率推广不下去。

Trap No. 5

系统上线只是开始，后面的使用过程才是真正的考验。当你遇到问题，是秒回解决，还是石沉大海？

供应商不是卖完就走的“卖家”，而是未来几年要并肩作战的“战友”。

如何考察供应商？

① 看案例：不要只看它有多少客户，要问它有没有你同行业的成功案例。最好能要到联系方式，你去问问真实口碑。

② 考反应：在选型期间，故意提几个技术或业务问题，看看对方的响应速度和专业程度。这基本就是未来售后服务的缩影。

③ 看诚意：对方是只想卖给你一个最贵的套餐，还是真心根据你的需求给出性价比最高的方案？