工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念，目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色，并通过计算机对业务流程自动化执行管理，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控，自动进行传递文档、信息或任务，达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。

许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。